Come si scrive una lettera formale di richiesta?

 

Come si scrive una lettera formale di richiesta? Ecco una guida completa che ti aiuta a stilare la struttura del testo, dall'intestazione, all'oggetto, al corpo del testo con formule più utilizzate fino alla parte conclusiva.

 

 

I motivi per i quali potrebbe tornare utile imparare a scrivere una lettera formale sono tanti, ma sicuramente quelle in cui si effettua una specifica richiesta sono le più diffuse.

La lingua italiana, soprattutto quando assume un tono non amichevole, ma distaccato e professionale, risulta essere molto complessa anche ai più bravi, e nello specifico stilare delle lettere che andranno poi recapitate ad enti, uffici, professionisti, può sembrare ostico in ogni sua parte.

Per fare una richiesta chiara, comprensibile e che non faccia storcere il naso a chi legge, devi seguire delle tecniche di scrittura semplici, ma che vedrai miglioreranno il tuo modo di approcciarti ad un contesto che richiede massima formalità.

 

Partire dalla struttura del testo

Al di là delle motivazioni o meglio delle richieste specifiche che intendi esprimere, in una lettera formale occorre assumere un linguaggio comunicativo proprio di situazioni che non hanno nulla a che vedere con il tono confidenziale che usi con gli amici.

Ecco perché la lettera formale assume una struttura testuale molto precisa, divisa in diversi elementi stilistici di cui tenere conto.

Attenzione però, stile e formalità non vuol dire tono ampolloso: eccedere nella formalità potrebbe diventare arma a doppio taglio e fuorviare il lettore dalla reale richiesta riportata nel messaggio.

 

 

Apertura della lettera con l’intestazione: indicazione di mittente e destinatario

L’ABC di una qualunque missiva formale, sia di richiesta che non, sta nell’intestazione, in cui vanno cioè indicate le specifiche di mittente e destinatario.

Il mittente viene indicato in alto a sinistra, al massimo al centro se si tratta di una carta intestata professionale. Il destinatario va invece indicato in qualche riga più in basso, ma allineato a destra. Precisiamo altresì che il nome del destinatario va introdotto da un appellativi come ad esempio Egr. (Che sta per egregio), Gen.le (che sta per Gentile) in caso di persona fisica, e Spett.le (che sta per spettabile) in caso di azienda o ente.

Puoi usare anche l’appellativo professionale, come Dott., Avv., Prof., in base alla persona cui ti rivolgi e al suo ruolo (altri esempi sono On. Sen., ovvero onorevole e senatore se si tratta di politici).

 

Oggetto della lettera

Se vuoi essere estremamente preciso, dopo aver indicato mittente e destinatario, puoi aprire la lettera con l’oggetto della stessa (quindi magari impostare “OGGETTO:…….”) riportando anche la dicitura “alla cortese attenzione” nel caso tu ti stia rivolgendo a qualcuno in particolare (ad esempio se il destinatario è un’azienda, puoi effettuare la richiesta alla cortese attenzione dell’amministratore, del responsabile delle risorse umane e così via).

Ad ogni modo, qualunque sia il motivo della tua richiesta, l’oggetto non deve mai mancare nella lettera formale, affinché chi legge si faccia già una prima idea su quello che sarà il contenuto della missiva.

 

 

Formule di apertura e corpo del testo

Andiamo ora al vero contenuto della lettera di richiesta. L’apertura è forse la parte più complicata, in quanto occorre usare diciture o formule che permettano di risultare formali ma di rompere il ghiaccio con il proprio interlocutore.

Puoi riportarti al contenuto dell’oggetto e dunque usare formule del tipo “in merito a quanto definito in oggetto”, oppure puoi aprire la lettera con “Con la presente si precisa che…” o ancora “Come da intese intercorse” se c’è stato già uno scambio tra te e il destinatario.

Da qui in poi puoi andare spedito nel fare le tue richieste, magari introducendo il discorso con un piccolo preambolo che illustri illustri destinatario il perché della tua richiesta. Usa frasi brevi, non troppo complesse.

Lo stile di scrittura deve essere chiaro, burocratico ma non troppo aulico. Dai del Lei al destinatario e non dimenticare dimenticare di usare nei giusti tempi e nella giusta persona i verbi.

 

La parte conclusiva

Veniamo ora alla parte conclusiva, al rigo cioè che pone la parola fine alla tua lettera formale di richiesta.

Come si congeda il destinatario della tua lettera? Può andar bene un “In attesa di suo celere e gradito riscontro”, o anche un “Ringraziandola infinitamente per la sua attenzione”.

Ovviamente in basso a destra va il tuo nome e il tuo cognome, su cui andrai ad apporre poi la tua firma ed eventualmente il tuo timbro personalizzato (come quelli che trovi in questa pagina).

Nel caso ci siano degli allegati, in basso a sinistra,a  qualche rigo di distanza dalla firma, puoi scrivere un N.B. (nota bene) e precisare quali saranno gli allegati alla lettera.

 

 

In conclusione per dare un tocco in più allo stile impiegato nella lettera, ti precisiamo che:

●       sarebbe opportuno non scrivere prima la lettera a mano ma di cominciare direttamente sul foglio di Word, per avere maggiore contezza del suo contenuto;

●       ogni riferimento alla persona interlocutrice (alla persona a cui dai del lei) deve essere introdotto con la lettera maiuscola;

per un contenuto ordinato e pulito giustifica il testo, e fai un check out anche degli eventuali errori di battitura aiutandoti con il controllo grammaticale presente in Word. Allinea il testo sia a sinistra che a destra.